Grunderna · Processen
Så går en offentlig upphandling till
Processen är förutsägbar när man en gång sett den. Här är hela kedjan från att myndigheten annonserar till att avtalet skrivs – och vad du behöver göra i varje steg för att ditt anbud ska räknas.
1. Behov och annons
Myndigheten utreder sitt behov och tar fram ett förfrågningsunderlag: vad som ska köpas, vilka krav som gäller, hur anbuden utvärderas och när sista anbudsdag är. Sedan annonseras upphandlingen i en portal, till exempel e-Avrop, TendSign, Mercell eller Kommers Annons.
Från och med annonsen är underlaget offentligt och fritt att hämta. Det är också nu klockan börjar ticka – anbudstiden är oftast tre till fem veckor.
2. Din anbudstid
Under anbudstiden läser du underlaget, avgör om du ska lämna anbud, ställer eventuella frågor i portalen och skriver ihop ditt svar. Frågor och svar publiceras till alla anbudsgivare, så det finns ingen nackdel i att fråga.
Det här är steget där de flesta småföretag tappar upphandlingen – inte för att de saknar kompetens, utan för att det inte finns tid att gå igenom hundra sidor och skriva från noll parallellt med det vanliga jobbet.
3. Kvalificering och utvärdering
Efter sista anbudsdag kontrolleras först att du uppfyller kvalificeringskraven och besvarat alla skall-krav. Anbud som inte gör det förkastas utan att utvärderas vidare.
Kvarvarande anbud utvärderas mot de kriterier som stod i underlaget – oftast lägsta pris eller bästa förhållande mellan pris och kvalitet. Viktningen står angiven i förväg, vilket betyder att du kan räkna ut var poängen finns innan du skriver.
4. Tilldelning, avtalsspärr och avtal
Alla anbudsgivare får tilldelningsbeslutet med en motivering. Därefter gäller en avtalsspärr på normalt tio dagar, då en leverantör kan ansöka om överprövning i förvaltningsrätten.
Passerar spärren utan invändning tecknas avtalet. Handlar det om ett ramavtal sker sedan de faktiska beställningarna genom avrop under avtalsperioden.
Vad du gör i varje steg
Vid annons
Hämta underlaget direkt. Avgör inom en timme om det är värt att gå vidare – Offson ger dig ett ja eller nej med motivering.
Under anbudstiden
Lista alla krav, ställ frågor tidigt och skriv mot tilldelningskriterierna, inte mot allmän marknadsföring.
Före inlämning
Kontrollera bilagor, signaturer, prisformat och att varje skall-krav är besvarat.
Efter beslut
Läs motiveringen även om du förlorade. Den visar exakt var poängen försvann till nästa gång.
Vanliga frågor om upphandlingsprocessen
Hur går en offentlig upphandling till?
Myndigheten beskriver sitt behov, annonserar upphandlingen med ett förfrågningsunderlag, tar emot anbud fram till sista anbudsdag, kontrollerar att kraven är uppfyllda, utvärderar anbuden mot angivna kriterier och fattar ett tilldelningsbeslut. Därefter följer en avtalsspärr innan avtal kan skrivas.
Hur lång tid tar en offentlig upphandling?
Från annons till avtal tar det oftast två till fyra månader. Anbudstiden – din tid att svara – är vanligtvis tre till fem veckor, ibland kortare vid förnyad konkurrensutsättning under ett ramavtal.
Hur vet jag när det finns en upphandling som passar mig?
Antingen bevakar du portalerna själv, eller så låter du en tjänst matcha dina uppgifter mot nya annonser. Offson gör matchningen gratis mot din företagsprofil och aviserar bara det som är relevant för dig.
Kan jag ställa frågor under anbudstiden?
Ja, och du bör göra det. Frågor ställs i portalen och svaren publiceras till alla anbudsgivare. Är ett krav otydligt eller orimligt kan en fråga faktiskt leda till att det justeras.
Vad händer efter tilldelningsbeslutet?
Alla anbudsgivare får beslutet med en motivering. Sedan gäller en avtalsspärr på normalt tio dagar innan avtal får tecknas – det är under den perioden en överprövning kan begäras.
Vad är ett ramavtal och ett avrop?
Ett ramavtal fastställer villkor med en eller flera leverantörer under en period, ofta två till fyra år. När myndigheten sedan faktiskt beställer kallas det ett avrop. Att komma med på ett ramavtal ger alltså inte automatiskt uppdrag – men det ger dig rätten att få frågan.
Nästa upphandling behöver inte kosta dig en arbetsvecka.